Men vi er blevet færdige!! Specialet ”SCREAM LIGHT, en light, agil, iterativ og Scrum inspireret enterprise arkitektur tilgang til opnåelse af den fællesoffentlige grønlandske vision om bedre borgerservice og enklere administration” – og bilagsrapporten – blev afleveret d. 30. juli og blev forsvaret torsdag d. 20. august hvor vi alle tre fik 12. En fantastisk afslutning, på et fantastisk og udbytterigt specialeskrivnings-forløb… Vi er alle meget glade!!!

Specialet er endvidere blevet sendt af sted til Selvstyret i Grønland, og vi har nu en dialog omkring det videre forløb samt omkring hvilke dele af specialet vi kan offentliggøre. Derudover er vi i gang med en artikel omkring det udforskede område, som vil blive publiceret i løbet af efteråret 2009.

Hvis der er nogen der har interesse i emnet og ønsker at drøfte dette med os, er I altid velkomne til at kontakte os.

…

Vi har til gengæld fået networket en del, fået en masse god mad – samt rigtig meget ubrugeligt merchandise. På togturen hjem skal vi arbejde videre med specialet (og sove!). Pt. er vi i gang med at lave en slags speciale-oversigt/synopsis, hvor vi skitserer hele vores speciale, for at visualisere alle de ting vi har talt om, så vi kan arbejde ud fra denne oversigt, når vi nu for alvor går i gang med at skrive.

Der er mange interessante oplæg og sessioner, så vi har været nødt til at vælge de ting ud i programmet, som vi finder mest relevant i forhold til det fællesoffentlige it-samarbejde og Enterprise Arkitektur i Grønland.  Nedenfor har vi listet de sessioner vi har tænkt os at deltage i, med link til deres beskrivelser.

Dag 1

• It-arkitekturanbefalinger – lige nu!
• Integration i praksis – Den fællesoffentlige borgerportal med Min Side
• Digitaliseringsstrategien – status og nye udviklingsveje i det offentlige
• Domænestrategier – status og erfaringer
• Kommunernes fælles it-samarbejde efter KMD
• “Koncern-it” – fordele og ulemper 

Dag 2

• Digitaliseringschef – infight
• Fælles arkitektursprog
• EA-strategi – lær af praksis
• Principstyret EA
• Opråb til Danmarks digitalister

Mere vil følge fra IT-arkitekturkonferencen

Det er gået rigtig rigtig godt denne gang, og vi har fået gennemført interviews og workshops med følgende:

• Workshop med de ansatte i it-sekretariatet (som pt. fungerer som it-sekretariat for både Hjemmestyret og den Fællesoffentlige it-styregruppe) – med i alt 5 deltagere. (2 timer)
• Workshop med den ny-oprettede it-strategigruppe for Hjemmestyret (Nogle af dem sidder også i den Fællesoffentlige it-styregruppe) – med i alt 5 deltagere (1 time)
• Workshop med direktøren fra Kanukoka (Kanukoka svarer til KL i DK) (direktøren er også med i den Fællesoffentlige it-styregruppe) samt sekretæren, som også er tilforordnede i den Fællesoffentlig it-styregruppe. (1½ time)
•  Denne workshop resulterede i at direktøren fra Kanukoka inviterede os med til sagsbehandlermødet som blev afholdt onsdag d. 25. marts, hvor de droppede deres dagsorden så vi kunne præsentere vores arbejde med EA for dem. (1 time)
• Interview med kommunikationsdirektøren i Sermorsooq, med ansvar for kommunikation, it samt borgerservice. (1 time) 
• To interviews med chefen for it-sekretariatet, som ligeledes sidder i it-strategigruppen og den Fællesoffentlige it-styregruppe (2 timer)
• Et interview med den it-sikkerhedsansvarlige hos it-sekretariatet (1 time)
• Et interview med it-konsulent hos it-sekretariatet, som bl.a. sidder med infrastruktur og som også er med i it-strategigruppen (2 timer)
• Et interview med en anden it-konsulent hos it-sekretariatet, som bl.a. sidder med SLA’er samt økonomi (driftsbudgettet samt innovationspuljen for Hjemmestyret) (1 time)
• To interviews med projektlederen for fællesoffentlig borgerservice(vores case), som sidder i enheden ’Bedre Borgerservice’ og som også sidder med i den Fællesoffentlige it-styregruppe (1½ time) 
•  Telefoninterview med formanden for den Fællesoffentlige it-styregruppe, som også er kommunaldirektør i Nordkommunen. (1 time)

Alt i alt, en rigtig god og informativ tur – med i alt 15 timers interviews. Vi er enormt glade for det input vi har fået og for den positive stemning og interesse der har været omkring vores arbejde. Så hermed et STORT TAK til alle vores informanter og især vores kontaktperson Sofie, som har brugt meget tid og energi på os.   Vi ser frem til vores videre samarbejde.

Vi føler at vi har fået vores budskab igennem, og at der er opbakning omkring vores arbejde ikke kun i Hjemmestyret med også hos Kanukoka og kommunerne. Derudover har vi udover at få et bredt indblik i den offentlig sektor her i Grønland – også fået et godt indblik i den offentlig sektor generelt, og kan nu tydeligt se hvordan EA kan hjælpe denne sektor. Vores opgave er nu at skabe en model/nogle værktøjer som er håndgribelige og som vil skabe værdi for det fællesoffentlige Grønland (fremadrettet), hvor vi vil tage udgangspunkt i deres situation, som den er lige nu – og bl.a. tage udgangspunkt i en række udfordringer samt se på deres modenhed.

Next stop er: It-arkitekturkonferencen i Århus, som er i næste uge – d. 1.-2. april 09.

Inden da, har vi dog liiige et pit-stop-møde med vores vejleder, John Gøtze, fordi vi endnu engang har behov for at få et skarpere fokus – da vi med alle vores informationer har mange gode ideer, som vi skal have præciseret noget mere. Afgrænsning – afgrænsning – afgrænsning – må være vores nøgleord!!!

Nogle af de ting vi skal drøfte er bl.a.:

• Er der andre lande end DK som laver en fællesoffentlig EA? (både med stat og kommuner) – eller er det måske det, som de fleste gør? 
•  Der er mange områder som påvirker en EA migreringsplan – bl.a. politik, økonomi, andre ressourcer, geografiske afstande, netværksforbindelse samt interessekonflikter. Vi skal have klarlagt hvordan man tilpasser migreringen i forhold til dette – og hvad har størst betydning??

Det skal endvidere tilføjes at når vi på vores blog skriver ’Grønland’, mener vi det fællesoffentlige it samarbejde i Grønland – det vil sige at det både vedrører kommunerne samt Hjemmestyret.

Den sidste måned er gået med en række brainstorm-sessioner samt korrespondance med Grønland (Læs: Vores kontaktperson Sofie). Vores store udfordring har været at blive mere præcis i vores problemfelt. EA er et enormt bredt område! Vi fik mange gode informationer samt ideer med hjem fra vores første besøg i Grønland – problemet har dog været at finde et specifikt fokus i forhold til en EA. EA vil kunne skabe værdi for Grønland, problemet er dog at man ikke kan sælge dette som én løsning eller ét rammeværk. Vi blev nødt til at tage udgangspunkt i nogle komponenter fra et EA rammeværk, og bruge det som giver mest mening i forhold til vores arbejde.

Vi startede derfor med at diskutere Scott Bernard’s kube, og hans ’lines of business’ – hvilket førte os over til FORM (som beskrevet nedenfor).

Derefter diskuterede vi EA i forhold til det private og den offentlige sektor. Alt dette har sat forskellige tanker i gang, og har gjort at vi virkelig vil forsøge at være så realistiske som muligt i forhold til EA arbejdet i Grønland. Det vil sige, at vi forholder os meget kritiske til de rammeværk vi bruger – og tager kun de ting ud som giver mening for det fællesoffentlige it arbejde i Grønland.

Vores problemformulering d.d. ser derfor således ud:

Med behovet for større standardisering og integration virker EA som det umiddelbare valg i arbejdet med at skabe en mere sammenhængende offentlig sektor i Grønland, men en række udfordringer kan gøre en implementering vanskelig og mindske sandsynligheden for succes betydelig. Så hvordan eller kan disse udfordringer håndteres således at værdien af en EA realiseres?

Dette er en meget overordnet problemformulering, og som vil blive ændret mange gange de kommende par måneder.

Vores fokus i specialet vil være på arbejdet med fællesoffentligt it – dvs. samarbejdet mellem kommunerne og Hjemmestyret.  Målet for dette arbejde er at skabe: Bedre borgerservice og enklere administration i Grønland. Vi vil se hvordan dette mål kan nås ved hjælp af en EA. De aktuelle udfordringer i arbejdet med fællesoffentlig it, skal bruges som afsæt for vores undersøgelse af udviklingen af en offentlig sektor, hvor man udnytter digitaliseringens potentialet til at skabe kvalitet og effektivitet, øge service til og inddragelse af borgere, samt skabe samarbejde og sammenhæng på tværs. Således skal der skabes en sammenhæng mellem de overordnede mål og anvendelsen af it, hvilket man ifølge mange teoretikere og konsulenter kan gøre ved at implementere en Enterprise Arkitektur (EA), hvor der dannes et samlet billede af både nutidige og fremtidige strategier, processer, systemer, data og teknologier, for derigennem at styre retningen af udviklingen.  (forsættelse følger under “Anden rejse til Grønland og workshops“)

Vi har i fredags (d. 20.marts) gennemført en workshop med it-sekretariatet hvor vi har præsenteret hvad EA er. Har vi gennemgået følgende fem overskrifter fra OIO EA Metoden, hvor vi har haft specifikke spørgsmål samt modeller vi har diskuteret med deltagerne.

•   Strategi i forhold til ’Fællesoffentlig it’

•   Forretningsservices og processer (hvor vi inddrog FORM)

•   Teknik i forhold til ’Fællesoffentlig it’

•   Gap analyse og forandring i forhold til ’Fællesoffentlig it’

•   Styring i forhold til ’Fællesoffentlig it’

Målet med workshopsene er at skabe en øget bevidsthed omkring sammenhængen og samspillet mellem ”forretning” og it, samt et indblik i Enterprise Arkitektur som en metode og et værktøj til at skabe en fælles platform og et bedre beslutningsgrundlag.

Vi var en smule nervøse for hvordan vores oplæg ville blive modtaget – for da EA er noget vi har arbejdet med i lang tid og måske giver god mening for os, var vi lidt usikre på hvorvidt it-sekretariatet også synes det ville give mening for dem og deres arbejde – Ville de overhovedet synes at EA vil kunne skabe værdi for dem?

Dette viste sig dog at være unødvendige bekymringer, da vores workshop forløb rigtig godt – faktisk bedre end forventet J. Vi havde nogle rigtige gode dialoger med deltagerne, og vi fik diskuteret nogle meget interessante problemstillinger. Efter endt workshop står det nu lysene klart for os at: EA er ikke kun et MULIGT værktøj for arbejdet med fællesoffentlige it – det er LØSNINGEN på en række af de problemstillinger Grønland står overfor.

Weekenden her i Grønland har vi brugt på at forberede vores 300 interviews vi har i den kommende uge, samt to workshops. Vi har også haft tid til at gå en tur (se billeder nedenfor) – og har endda fået købt et klippekort til det lokale fitnesscenter (Fit & Fun), som vi allerede har besøgt to gange J  Så der bliver ikke kun trænet mentalt – vi får også styrketrænet og konditionstrænet J  (forsættelse følger under “Det videre forløb“  og “Billeder fra anden rejse til Grønland – marts 08″)

Vi laver en præcis timeline når vi er tilbage i Danmark og tester hermed også vores evner som projektledere, vi SKAL overholde deadlines og SKAL have et klart fokus hele vejen igennem J

Vi afleverer specialet på IT Universitetet fredag d. 24. juli.  J Og vi arbejder i øjeblikket med følgende overskrifter:

”En mere sammenhængende offentlig sektor gennem EA”

”Bedre borgerservice og enklere administration gennem EA”

Så er vi tilbage i Grønland! Vi er alle enige om at det er noget helt andet denne gang. Solen skinner, det er længere lyst, der er flere folk på gaden, vi er meget bedre forberedte – så det kan kun blive godt. Her er et lille billedudpluk:

Grønland fra oven

Vores flyver til Nuuk

Grønland fra oven

Nuuk - nu med solskin

Ebler efter en lang og meget farlig bjergbestigning!

Didde - on top of the world (også efter en farlig bjergbestigning)

Zimmer - på vej ned fra en meget farlig bjergbestigning

På bjerget

Helt overordnet bør al EA-arbejde ske i forhold til organisationens overordnede vision og mission, hvilket også ses i det første af de fem niveauer (sub-arkitekturer) goals & initiatives, hvor mission, mål og initiativer kortlægges. Det kan tit være svært at skelne mellem vision og mission, men denne forklaring gør det lidt tydligere: “your mission is what you do best every day, and your vision is what the future looks like because you do that mission so exceedingly well.”

Inden en egentlig kortlægning af den nuværende EA (current architecture), er det endvidere nødvendigt at identificere EA lines of business (segmenter) og tværgående aktiviteter. I forbindelse med vores kortlægning af situationen i Grønland giver det ikke nødvendigvis mening at snakke om hverken kommuner eller departementer som selvstændige LOBs i forhold til EA. Ofte vil der eksistere tydelige vertikale LOBs, såsom forretningsområder i en virksomhed, men i andre tilfælde vil LOBs være noget der giver mening i forhold til EA, og som ikke er en etableret organisatorisk adskillelse.

I forhold til det fællesoffentlige it-samarbejde i Grønland, vil det umiddelbart give mere mening at snakke om serviceområder, som man f.eks. har gjort i Danmark i forbindelse med FORM. Dette skyldes at det ikke umiddelbart lader sig gøre i forhold til EA at se departementer og kommuner som adskilte segmenter, i og med at nogle forvaltningsområder går på tværs af den lokale og centrale administration, og da kommunerne ikke kan betragtes som adskilte organisationer i forhold til it.

I FORM indgår 12 serviceområder, der er “en gruppering af opgaveområder (forvaltningskomponenter) på tværs af den offentlige sektor i større forvaltningsområder med fælles overordnet formål og faglig/forvaltningsmæssig kunnen.” Det giver ikke nødvendigvis mening at anvende de samme 12 områder i Grønlands tilfælde og vi vil derfor komme med et udspil til hvilke serviceområder det kunne være relevant at arbejde med i Grønlands tilfælde. At FORM er en referencearkitektur giver desuden en række fordele, hvor nogle af dem er listet nedenfor:

• Brugerne kan på længere sigt få mere sammenhængendearbejdsgange, fordi der er en fælles forståelse af arbejdsdelingen mellem systemerne / komponenterne.

• Siloløsninger bliver mindre udbredte, idet en række vigtige arkitekturbeslutninger i projekterne kan tages ud fra fælles pejlemærker.
• Funktionalitet og infrastruktur kan udvikles som fælles komponenter, frem for at blive udviklet taktisk fra løsning til løsnin (system til system).
• Det bliver nemmere at etablere arbejdsgange på tværs af organisationer, når integrationer baseres på fælles principper og standarder. Det bliver billigere at vedligeholde løsningerne, når arbejdsdelingen mellem systemerne er mere klar. 
• Genbrug af integrationer og fælles komponenter (baseret på fælles standarder) bliver mulig, hvilket betyder mindre udgifter til integration mellem systemer.